Datenschutzerklärung
Für die Elternsprechtag-Anwendung des Elsa-Brändström-Gymnasiums Oberhausen.
Entwurfsfassung: Die endgültige, datenschutzrechtlich geprüfte Fassung wird vor dem ersten produktiven Einsatz veröffentlicht.
Verantwortlicher
Elsa-Brändström-Gymnasium Oberhausen
[Anschrift der Schule]
Vertreten durch die Schulleitung. Kontakt für Datenschutzanfragen: Sekretariat der Schule; zuständige/r Datenschutzbeauftragte/r: [behördliche/r DSB der Stadt Oberhausen].
Zweck der Verarbeitung
Die Anwendung dient ausschließlich der Organisation der Elternsprechtage: Anmeldung per E-Mail-Link, Erfassung von Verfügbarkeiten und Gesprächswünschen, Erstellung und Mitteilung der Terminpläne. Verarbeitet werden dafür: Namen und Klassen der Schülerinnen und Schüler, Namen und E-Mail-Adressen der Erziehungsberechtigten, Lehrkraft-Fach-Zuordnungen sowie die im Rahmen der Anmeldung gemachten Angaben (Zeitfenster, Wünsche). Geburtsdaten werden nicht gespeichert.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der schulischen Aufgaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. den schulrechtlichen Vorschriften des Landes NRW (SchulG NRW, VO-DV I). [Endgültige Benennung in der finalen Fassung.]
Hosting und Auftragsverarbeitung
Die Anwendung wird auf einem schuleigenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben; mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Für den Versand von E-Mails (Anmeldelinks, Bestätigungen, Terminpläne) wird Microsoft 365 (Exchange Online, EU-Tenant) als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Übermittelt werden dabei ausschließlich Empfängeradresse und Mail-Inhalt; eine Auswertung durch Microsoft findet nicht statt. [Verweis auf AVV/EU Data Boundary in der finalen Fassung.]
Löschfristen
- Sprechtag-Daten (Wünsche, Verfügbarkeiten, Termine): Löschung nach Schuljahresende
- E-Mail-Versandprotokolle: Löschung nach Schuljahresende
- Protokoll kritischer Verwaltungsaktionen (Audit-Log): Löschung nach 2 Jahren
- Nicht mehr genutzte Zugänge: Löschung nach 12 Monaten
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW. Wenden Sie sich dazu an das Sekretariat der Schule.