Datenschutzerklärung

Elsa-Brändström-Gymnasium Oberhausen
Christian-Steger-Str. 11, 46045 Oberhausen
vertreten durch die Schulleitung. Kontakt über das Sekretariat der Schule.

Sascha Hempel
E-Mail: sascha.hempel@elsa.schule-ob.de
Postanschrift: über die Schule (siehe Abschnitt 1)

Die Anwendung dient der Planung und Durchführung der Elternsprechtage der Schule. Sie geben Ihre Gesprächswünsche und die Zeiten an, zu denen Sie kommen können. Das System verteilt daraus die Termine, und Sie erhalten Ihren Terminplan in der App und per E-Mail. Lehrkräfte können Eltern vorab zu einem Gespräch einladen.

Die Daten werden ausschließlich für diesen Zweck verwendet. Es findet keine Auswertung zu anderen Zwecken statt, und es werden keine Leistungsdaten verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der öffentlichen Bildungs- und Erziehungsaufgabe der Schule (Art. 6 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 DSGVO) in Verbindung mit den §§ 120 bis 122 SchulG NRW sowie den Verordnungen VO-DV I (Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern) und VO-DV II (Daten der Lehrkräfte).

Die Server-Protokolle (siehe Abschnitt 10) dienen der Sicherheit des Betriebs und der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO; für die technische Absicherung ergänzend Art. 32 DSGVO).

• Schülerinnen und Schüler: Name, Klasse, SchildNRW-Kennung, Anschrift, Name der Kontaktperson unter den Erziehungsberechtigten sowie ein Kennzeichen, ob die Person volljährig ist. Bei eigenständiger Buchung zusätzlich die schulische E-Mail-Adresse (IServ). Außerdem, bei welchen Lehrkräften sie in welchen Fächern Unterricht haben, auch im Religions-, Ethik- oder Philosophieunterricht. Eine Angabe zur Religionszugehörigkeit wird nicht gespeichert.
• Erziehungsberechtigte: Name und E-Mail-Adresse.
• Lehrkräfte: Name, Kürzel, unterrichtete Fächer und Klassen, Raum und Anwesenheit am Sprechtag sowie die IServ-Kennung für die Anmeldung.
• Im Betrieb entstehende Daten: Ihre Zeitfenster und Gesprächswünsche, die zugeteilten Termine, Einladungen von Lehrkräften (mit Dringlichkeit und gegebenenfalls einem kurzen Hinweis der Lehrkraft) sowie der Versandstatus der E-Mails.

Das Geburtsdatum wird nicht gespeichert. Es dient beim Datenimport ausschließlich dazu, die Volljährigkeit festzustellen. Anschrift und Name der Kontaktperson werden nur genutzt, um Geschwister korrekt einer Familie zuzuordnen.

Die Stamm- und Kontaktdaten stammen aus dem Schulverwaltungsprogramm (SchildNRW). Welche Lehrkraft welches Fach in welcher Klasse unterrichtet und bei welchen Lehrkräften Ihr Kind Unterricht hat, wird aus dem Stundenplan (WebUntis) übernommen. Raum und Anwesenheit der Lehrkräfte pflegt die Schulverwaltung. Alle übrigen Daten geben Sie selbst in der App an.

• Eltern melden sich ohne Passwort an: Sie erhalten einen persönlichen Anmeldelink per E-Mail. Er ist eine Stunde lang gültig und kann nur einmal verwendet werden. Links in Benachrichtigungs-Mails sind sieben Tage gültig und ebenfalls nur einmal verwendbar.
• Lehrkräfte und Verwaltung melden sich über IServ an, die zentrale Anmeldung der Schule.
• Eigenständige Buchung: Schülerinnen und Schüler der Oberstufe können auf Entscheidung der Schule ihre Gespräche selbst buchen. Sie erhalten den Anmeldelink dann an ihre schulische IServ-Adresse und treten für den Sprechtag an die Stelle der Eltern.

Nach der Anmeldung setzt die App ein Sitzungs-Cookie, das Sie angemeldet hält. Es ist technisch notwendig, verlängert sich bei Nutzung, läuft spätestens 15 Tage nach Ihrem letzten Besuch ab und wird beim Abmelden ungültig. Darüber hinaus verwendet die App keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken, kein Tracking und keine Inhalte von Drittanbietern. Schriften und alle übrigen Bestandteile werden vom Server der Schule geladen.

• Hosting: Die Anwendung läuft auf einem Server der Schule bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Helsinki (Finnland, EU). Verschlüsselte Datensicherungen werden zusätzlich bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland) gespeichert; Hetzner kann sie nicht entschlüsseln. Die Daten werden nicht an Cloud-Drittanbieter ausgelagert.
• E-Mail-Versand: Microsoft 365 (Exchange Online, EU-Tenant der Schule) versendet die E-Mails und meldet Zustellfehler zurück.
• Anmeldung der Lehrkräfte: IServ.
• Stundenplan-Abgleich: WebUntis (Untis GmbH). Abgerufen werden nur die Zuordnungen von Lehrkräften zu Klassen und Fächern sowie die Information, welche Schülerinnen und Schüler bei welcher Lehrkraft in welchem Fach Unterricht haben.

Mit diesen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Die Berechnung der Terminverteilung läuft auf demselben Server und erhält nur interne Kennungen, keine Namen oder E-Mail-Adressen. Eine Übermittlung an andere Stellen findet nicht statt.

Innerhalb der Schule sehen Lehrkräfte die Termine und Einladungen, die sie selbst betreffen. Die Schulverwaltung hat Zugriff auf alle Sprechtag-Daten, soweit sie das für Organisation und Unterstützung benötigt.

Anmeldelinks, Eingangsbestätigungen, Einladungen und Terminpläne kommen von der Absenderadresse noreply@sprechtag.elsa-oberhausen.de. Bitte prüfen Sie gegebenenfalls auch Ihren Spam-Ordner.

Antworten an diese Adresse werden nicht bearbeitet. Das Postfach wird nur automatisch auf Zustellfehler geprüft; gespeichert wird dabei lediglich, ob eine E-Mail zugestellt werden konnte. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Sekretariat.

• Sprechtag-, Termin- und Versanddaten: Löschung nach Ende des Schuljahres.
• Stammdaten von Schülerinnen, Schülern und Eltern: solange sie für die Sprechtage benötigt werden, längstens bis zum Verlassen der Schule.
• Protokoll wichtiger Verwaltungsaktionen: 2 Jahre.
• Server-Protokolle mit IP-Adressen: 14 Tage.
• Anmeldeanfragen (E-Mail-Adresse bzw. IP-Adresse), nicht genutzte Anmeldelinks und das Protokoll der Anmelde-E-Mails: 24 Stunden.
• Verschlüsselte Datensicherungen: 7 Tage; zusätzlich werden wöchentliche Sicherungsstände höchstens 10 Wochen aufbewahrt. Was in der App gelöscht wird, ist damit spätestens nach rund 11 Wochen auch aus den Sicherungen entfernt.
• Erzeugte PDF-Dateien zum Herunterladen: 24 Stunden.

Die Löschung nach Ablauf der Fristen nimmt die Schulverwaltung vor; Protokolle, Anmeldeanfragen, Datensicherungen und PDF-Dateien werden automatisch entfernt.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO und der schulrechtlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an das Sekretariat der Schule oder an den Datenschutzbeauftragten.

Ist Ihre E-Mail-Adresse falsch oder nicht mehr aktuell, teilen Sie das bitte dem Sekretariat mit. Die Schule korrigiert sie dann in den Stammdaten.

Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Der Zugriff ist durch die Anmeldung geschützt, und jede Familie sieht nur die eigenen Daten. Anmeldelinks sind zeitlich begrenzt und nur einmal gültig; zu viele Anmeldeversuche werden automatisch gebremst. Datensicherungen werden verschlüsselt gespeichert. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen sind schulintern dokumentiert.